1.  CONSULTABILITA:   DGA Generale Archivi   (Available in Italian & English)

2. CODICE DEONTOLOGICO:  DGA Generale Archivi   (Available in Italian & English)

3.  EU LAW FOR ARCHIVES:  LINK

4. REGULATION OF ITALIAN ECCLESICIASTICAL ARCHIVES proposed by the Italian Episcopal Conference to the Diocesan Bishops. 2000.  LINK

1.  CONSULTABILITA:   DGA Generale Archivi   (Available in Italian & English) -  La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”.

I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione de:

• i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;

• i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;

• i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;

• i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

Il Ministero dell’interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata all’Archivio dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere,

all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno (art. 123 del Codice dei beni culturali).

Il trattamento dei dati personali da parte di archivisti e storici è legittimo solo se si osserva il Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (allegato al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).

2.  CODICE DEONTOLOGICO:  DGA Generale Archivi   (Available in Italian & English) - La normativa sulla privacy (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali) prevede che – quando trattano dati personali – utenti e archivisti si attengano a un Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Si noti che la legge impone di rispettare queste norme di deontologia professionale anche quando i dati sono liberamente consultabili.

Il codice ruota intorno ad un principio fondamentale: i dati personali debbono essere utilizzati nel rispetto della dignità delle persone interessate. Da questo principio, discendono una serie di indicazioni pratiche per chi utilizza i documenti d’archivio:

• “Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l'utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.” (art. 11, c. 2)

• “L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.” (art. 11, c. 4)

Molto spesso, soprattutto nelle ricerche di storia sociale, non c’è alcun bisogno di indicare in una pubblicazione il vero nome delle persone che appaiono nei documenti (posso, ad esempio, scrivere di storia della prostituzione in Italia, senza nessun bisogno di indicare il vero nome delle prostitute che compaiono nei documenti, o posso scrivere della repressione del procurato aborto durante il Fascismo senza alcun bisogno di indicare il vero nome delle donne che abortivano).

Quando si scrive di personaggi noti, però, spesso indicare il nome è indispensabile; in questi casi è consentito indicarne il nome, purché ci si astenga da intrusioni nella vita privata non necessarie; spiega il codice:

• “La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.” (art. 11, c. 3)

Rispettare la dignità delle persone non vuol dire comprimere il diritto di critica. Il Codice è molto chiaro su questo punto:

• “L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all'identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.” (art. 11, c. 1)

3. EU LAW FOR ARCHIVES:  LINK

• Guidance on Data Protection for Archival Services

4. REGULATION OF ITALIAN ECCLESICIASTICAL ARCHIVES proposed by the Italian Episcopal Conference to the Diocesan Bishops. 2000.  LINK

A regulation for the ecclesiastical archives of Italy began to be talked about at the 15th conference of the ecclesiastical archivists of Loreto (October 16-19, 1984, on the theme "Legal problems of the Ecclesiastical Archives") which followed the promulgation of the Code of Canon Law (1983 ) and the signing of the Agreement amending the Concordat between the Holy See and Italy (February 18, 1984).

quaderni aae Specifically, it was Msgr. Aldo Caserta of the Diocesan Archive of Naples, to express "the vote that the Association would elaborate a standard regulation for accessing and consulting the archives according to can. 491 § 3, to be submitted to the approval of the C.E.I." (Archiva Ecclesiae, 28-29, 1985-1986, p.17).

Moreover, as early as 1976 the Spanish Episcopal Conference had approved such a regulation and in June 1980 the French Episcopal Conference had done so. And not a few Italian bishops, already in the 1970s, had given norms for the management of the archives of their Curias and of those diocesan historical archives that were being organized.

Our Association soon collected a certain number of these diocesan regulations published in Italy, so that in the following XVI meeting of the ecclesiastical archivists of Rome (6-9 October 1987) various problems concerning the "structures, owners and personnel of the Archives were investigated. Ecclesiastics "(Cf. Archiva Ecclesiae, 30-31,1987-1988, pp. 18-130). Three years later, in the 17th conference in Rome (October 16-19, 1990), dr. Piergiorgio Figini, from the Diocesan Historical Archives of Milan, presented a first regulation text at the specific round table on Archives fruition: reproduction, consultation, regulation, coordinated by the vice-president of the Association, Don Salvatore Palese, and after the debate ended with " continue to investigate further and debate among the members of the Association a draft of the unitary regulation for ecclesiastical archives "(Archiva Ecclesiae, 34,35, 1991-1992, p.18).

A specific commission was therefore organized in the following December consisting of Fr. Emanuele Boaga, director of the General Historical Archive of the Carmelites of Rome, the aforementioned dr. Figini, prof. Luciano Osbat of the University of Viterbo, Don Adolfo Longhitano, archivist of the Chapter of the Cathedral of Catania, Don Giancarlo Manzoli, Chancellor of the Bishop's Curia of Mantua, Don Gaetano Zito, director of the Diocesan Historical Archive of Catania, coordinated by the vice president of 'Association, Don Salvatore Palese. The work of the commission merged into the text drawn up by the members Longhitano and Zito, in the course of 1991. In the meeting of 1 June 1992, the Board of Directors of the Association examined, corrected and approved it, deciding then to transmit it to the President of the Italian Episcopal Conference. However, two questions remained unresolved: the date of consultation of the archives and the fate of the personal archives of the bishops, following their transfer to another see or their death (Cf. Minutes of the meeting and Archiva Ecclesiae, 38-39, 1995 -1996, p. 268).

The text of the regulation was presented to the shareholders' meeting during the XVIII conference of the ecclesiastical archivists of Naples (5-8 October 1993, on the theme "Management of ecclesiastical archives: aspects, problems, current addresses"), by the vice president Don Salvatore Palese, on October 7, 1993. It was pointed out to those present how said regulation filled the legislative void complained of by several parties and precisely integrated in a technical sense the norms given by the Code of Canon Law regarding documentation and archives dependent on the Bishops of the local Churches. Pending the decisions of the CEI, it was specified: "Each Bishop has the right to issue norms for the ecclesiastical archives subject to his jurisdiction and it is desirable that he act in a similar way to what is indicated by said regulation which is also adaptable according to the needs, to the archives of religious institutes "(Ibid., p. 17).

Examined by the National Office for Juridical Problems and approved in the respective Episcopal Commission, the Permanent Episcopal Council of the CEI, in the session of 27-30 March 1995, approved the regulation as a model scheme to be offered to diocesan Bishops, so that they could promulgate it, duly adapted. to the respective local realities.

In the meantime, the work of the Joint Commission was in progress for the implementation agreement of art. 12 of the "new" concordat of 1984 and also in that seat it dealt with the regulation of the archives belonging to ecclesiastical bodies. On 13 September 1995 the president of the C.E.I., card. Camillo Ruini, and the Minister of Cultural Heritage, the Hon. Walter Veltroni, signed the Agreement in eight articles, of general orientation.